Чтобы избежать подобных казусов, следует соблюдать негласные законы рабочей переписки.
Перед отправлением письма еще раз внимательно перечитай его. Тот факт, насколько грамотно составлен текст, может повлиять на твою репутацию. Особое внимание стоит уделить фамилиям, цифрам и знакам препинания. Адресат должен понимать, что он общается с профессионалом, а не переписывается с соседкой по даче. Если сомневаешься, грамотно ли оставлено письмо, посоветуйся с теми, кто сидит рядом – коллективный разум всегда одерживает верх.
Тема письма, пожалуй, самая важная часть рабочей переписки. Благодаря ей получатель сделает вывод, стоит ли вообще открывать письмо или лучше сразу же отправить его в спам.
Вместо короткого «Договор», «Таблица» или «Заказ» лучше все-таки подробнее расписать, о чем именно пойдет речь. Например, «Договор с фирмой "Ромашка" об услугах связи» или «Отчет о выполненных работах за май 2014 года». Однако описание не должно быть слишком длинным – не более 10 слов.
Если к письму нужно приложить «тяжелый» файл, лучше всего загрузить его на файлообменник и отправить адресату ссылку на скачивание. Это будет удобно, если документ необходимо разослать нескольким адресатам. И не забудь поставить пароль на конфиденциальные файлы (а сам пароль сообщить собеседнику)!
В начале письма всегда обращайся к собеседнику по имени – это располагает к доверию. Главное, не перепутать имя адресата – иначе пиши пропало! Никогда не будет лишним поприветствовать собеседника в начале диалога и поблагодарить его за быстрый или подробный ответ. Поверь – ему будет приятно.
Если в копию письма необходимо поставить руководство или кого-то из коллег, не забывай, что адресат увидит всех получателей сообщения и может заподозрить, что ты ему не доверяешь или расссылаешь его секреты другим лицам. На этот случай стоит «подружиться» с графой «скрытая копия».
Никогда не удаляй переписку с партнерами, коллегами или клиентами, в которой обсуждаются важные детали сотрудничества. Через какое-то время от тебя могут начать требовать то, на что ты не соглашалась. В этом случае переписка будет важным (и даже юридически обоснованным) доказательством твоей правоты.
При переписке не стоит растягивать цепочку цитирования – в ней будет практически нереально что-то отыскать, тем более, если диалог растянулся на несколько дней. Закончила с обсуждением одного вопроса — приступай к следующему. Новый предмет разговора — новое письмо с точным указанием темы.
Текст: Светлана Максимкина