Чтобы избежать подобных казусов, следует соблюдать негласные законы рабочей переписки.
Орфография и пунктуация
Перед отправлением письма еще раз внимательно перечитай его. Тот факт, насколько грамотно составлен текст, может повлиять на твою репутацию. Особое внимание стоит уделить фамилиям, цифрам и знакам препинания. Адресат должен понимать, что он общается с профессионалом, а не переписывается с соседкой по даче. Если сомневаешься, грамотно ли оставлено письмо, посоветуйся с теми, кто сидит рядом — коллективный разум всегда одерживает верх.
Тема
Тема письма, пожалуй, самая важная часть рабочей переписки. Благодаря ей получатель сделает вывод, стоит ли вообще открывать письмо или лучше сразу же отправить его в спам.
Вместо короткого «Договор», «Таблица» или «Заказ» лучше все-таки подробнее расписать, о чем именно пойдет речь. Например, «Договор с фирмой „Ромашка“ об услугах связи» или «Отчет о выполненных работах за май 2014 года». Однако описание не должно быть слишком длинным — не более 10 слов.
Файлы
Если к письму нужно приложить «тяжелый» файл, лучше всего загрузить его на файлообменник и отправить адресату ссылку на скачивание. Это будет удобно, если документ необходимо разослать нескольким адресатам. И не забудь поставить пароль на конфиденциальные файлы (а сам пароль сообщить собеседнику)!
Вежливость
В начале письма всегда обращайся к собеседнику по имени — это располагает к доверию. Главное, не перепутать имя адресата — иначе пиши пропало! Никогда не будет лишним поприветствовать собеседника в начале диалога и поблагодарить его за быстрый или подробный ответ. Поверь — ему будет приятно.
Внимательность
Если в копию письма необходимо поставить руководство или кого-то из коллег, не забывай, что адресат увидит всех получателей сообщения и может заподозрить, что ты ему не доверяешь или расссылаешь его секреты другим лицам. На этот случай стоит «подружиться» с графой «скрытая копия».
Страховка
Никогда не удаляй переписку с партнерами, коллегами или клиентами, в которой обсуждаются важные детали сотрудничества. Через какое-то время от тебя могут начать требовать то, на что ты не соглашалась. В этом случае переписка будет важным (и даже юридически обоснованным) доказательством твоей правоты.
Цитаты
При переписке не стоит растягивать цепочку цитирования — в ней будет практически нереально что-то отыскать, тем более, если диалог растянулся на несколько дней. Закончила с обсуждением одного вопроса — приступай к следующему. Новый предмет разговора — новое письмо с точным указанием темы.
Текст: Светлана Максимкина
Подпишись на новости и будь в курсе самых интересных и полезных новостей.