До работы далеко: как общаться с коллегами по переписке
Правило 1
Правильно говоришь
Письменная речь отличается от устной. Но хорошо бы, чтобы и ту, и другую коллеги понимали. Поэтому заучи несколько правил:
-
Заполняй поле «Тема письма» и будь конкретной. Пусть коллеги не ломают голову, что же там в послании «Зайчеги_2», – проект сайта об охране дикой природы или похвала команде от начальства.
-
В переписке применяй английскую формулу KISS, то есть Keep It Short and Simple (делай это кратко и просто).
-
Высылай прикрепленными только те файлы, которые партнер ожидал увидеть. Заранее уточни формат и допустимость архивации, если это тяжелая графика.
-
Договорись о способах срочной связи, но не посылай в полночь ликующее сообщение «Готово!»
-
Фото для аватарки в почте, с которой отправляешь рабочие письма, поможет составить впечатление о тебе. Лучше всего обычная портретная, с дружелюбным выражением лица. Фотографии с конкурса косплееров пусть останутся в домашнем архиве.
Правило 2
Трудно представиться
Первое представление – это важно. Как начать: «Здравствуйте, уважаемая Ольга Сергеевна!» или «Меня зовут Таня, и я ненавижу официальные письма»? Профи сходятся во мнении, что в самом начале сотрудничества тон письма должен быть максимально деловым и сдержанным.
-
Не меньшее, чем соблюдение правил вежливости, орфографии и пунктуации, значение имеют «сигналы», посылаемые собеседником. Если респондент упорно подписывает служебное послание «Катя», то вполне вежливое «Уважаемая Екатерина Павловна» будет выглядеть как невнимательность. (Хуже только «Дорогой Ипполит Пантелеймонович»).
-
Деловая переписка, даже в Интернете, по умолчанию подразумевает обращение на «вы». Чаще с маленькой буквы (кроме случаев, когда это официальный документ – поздравление, приказ или уведомление). Использование заглавной не ошибка, но это придаст избыточно торжественный тон письму и собеседнику покажется, будто его сейчас поздравят с юбилеем и вручат корзину алых роз.
-
Для перехода на «ты» требуется взаимное согласие. По этикету инициатива должна исходить от старшего по должности или старшего по возрасту участника. Не приняв такое предложение, можешь всерьез обидеть собеседника.
-
Если деловое общение не носит строго официальный характер, этикет вполне допускает использование смайлов. И, да, в разумном количестве :):):)
Правило 3
Я сейчас все объясню
Обострение плюшечной лихорадки, залитая кофе клавиатура и бабушка из Владивостока, которую надо встречать в Москве – немаловажные моменты твоего рабочего дня. Но если при личном общении все эти неприятности очевидны или легко доказуемы, то при удаленном остается надеяться лишь на честность. Не злоупотребляй чужим доверием и терпением! Если ситуация вышла из-под контроля, хладнокровные профи рекомендуют:
-
Как можно скорее предупредить коллег о сложностях (а не прикрываться телефоном с отключенным звуком и «полетевшим» почтовым ящиком). Если причины серьезные и уважительные (болезнь, рождение детей или ураган), упомяни о них, но без спекуляций.
-
Признать свою ответственность, но при этом не перегружать собеседника стонами и самобичеванием.
-
Сосредоточиться и предложить выходы из положения.
-
Ненавязчиво упомянуть о своих достижениях в этом деле, если такие есть.
Правило 4
Друг в Сети
Дружеские отношения на работе – нормальное явление, и на удаленке тоже. Но относиться к ним стоит аккуратно. Люди разные, и потребности в общении у них тоже разные. И представь, некоторые предпочитают на работе именно работать, а на отвлеченные темы общаться с друзьями вечером.
-
Чувствуешь, что твоя лирика про детей, собак и козерогов не находит ответа, незаметно сократи ее. Когда ненужные тебе разговоры по душам затевает собеседник, отвечай коротко.
-
Переводя общение в неформальную плоскость, ты признаешь, что по другую сторону монитора реальный человек. Вроде работе это на пользу. Но психологически проще написать «Г-н Королев, ваш проект не соответствует вышеизложенным стандартам по нижеследующим причинам», чем объяснить хорошему парню Сереге, что он напортачил и все надо начинать сначала. Но если Серега не только хороший парень, но и профессионал, все проблемы решатся.