«Sold Out на все»: главные секреты и детали успешного проведения мероприятия

Многие новички думают, что проведение масштабного мероприятия можно организовать всего за 3-5 дней. К сожалению, это не так. Недостаточное количество времени, отведенного на организационные вопросы и непродуманная концепция могут привести к полному провалу.

Иногда, только на разработку и понимание концепции мероприятия уходит от 3 до 5 дней. Прибавьте к этому методологию, которая также должна быть разработана под конкретный продукт. И чем крупнее проект, тем больше деталей следует учитывать.

Поэтому очень важно рационально оценивать свои возможности и грамотно рассчитать тайминг. Старайтесь вдобавок к расчётному времени заложить дополнительные 10%.

На чем могут проколоться даже специалисты?

Очень важно иметь слаженную команду и продуманную стратегию. При этом каждый участник должен ясно понимать, в чем заключается его роль. Благодаря отточенным процессам и четкой работе, получится обеспечить заявленное количество посетителей, а событие пройдет на высоком уровне.

К примеру, хотя мне всего 18 лет, я организовала более 80 мероприятий через которое прошло более 8000 человек. Среди участников было немало звезд бизнеса — Михаил Гребенюк, Юрий Левитас, Владислав Бермуда и другие. И все проекты были успешно реализованы.

Важные мелочи

В первый раз организуя мероприятие, старайтесь не запутаться в календаре. Как бы парадоксально это ни звучало, многие забывают о том, в какой день оно должно пройти или путают дату. Заранее нужно учесть, что будут нужны волонтёры и рассчитать их количество, определить кто будет перелистывать презентации спикеров и встречать гостей.

Хорошим тоном считается рассылка участникам заранее оформленного графика мероприятия, с указанием времени начала, если необходимо — последовательности выступающих и окончания каждой части. Так можно показать, что ценится не только наше время, но и время приглашённых гостей.

Во время встречи необходимо обеспечить определенный комфорт для всех участников. Например, не забыть обеспечить доступ к чистой воде. Для этого можно установить кулеры или заранее купить бутилированную воду.

Время на подготовку

В зависимости от планируемого количества приглашённых рассчитывается и время на подготовку. Если это будет небольшой деловой ужин на 5-8 человек, вероятно будет достаточно трех дней. В случае организации события с участием 50-100 персон, уже выделяется 2 недели.

В отношении проектов по 250-800 человек, чтобы организовать всё качественно и с полной продажей билетов, могу по своему опыту сказать, что на подготовку может потребоваться от трех до пяти недель. В это включается приглашение гостей и участников, выбор места проведения и подготовка команды.

Последняя проверка

Непосредственно перед началом события, нужно связаться со всеми приглашенными спикерами и гостями мероприятия, чтобы уточнить все ли в силе. Важно убедиться, что они знают место проведения, время начала программы и время их выступления. Другими словами проявлять заботу обо всех гостях и зрителях ещё до начала самого мероприятия.

Непосредственно на самой площадке стоит еще раз пересмотреть сценарий, убедиться, что весь персонал находится на своих местах и хорошо знает свои задачи. Не забудьте проверить все ли хорошо со звуковой аппаратурой и светом. Если всё в порядке, то вы готовы принимать гостей.

Как избежать ошибок?

Для этого нужен опыт, который приходит со временем. В начале наверняка будут небольшие трудности, но главное вовремя их замечать и устранять. Сделать все идеально, да еще и получить самые высокие оценки от всех, почти невозможно. Но к этому нужно стремиться.

Приложите максимум усилий и учтите важные моменты. Можно составить такой чек-лист:

Эти 12 пунктов помогут при организации самого мероприятия и его проведению.

Что делать, когда «все пропало»?

Самый главный совет — не опускать руки и продолжать работать до последнего. В моей практике была такая ситуация. Было организовано мероприятие с приглашением спикеров со всей России. Ожидалось, что будет присутствовать 250 человек. Однако, неожиданно возникли затруднения.

В течении трёх недель было продано только 18 билетов из 250. Оставалось совсем мало времени до начала и казалось, что нас ждет полный провал. Но буквально за несколько оставшихся дней получилось реализовать все оставшиеся места.

Вывод — не сдаваться! В моём случае, я не только применила все имеющиеся в арсенале средства, но и нашла новые. Поэтому старайтесь смотреть на ситуацию позитивно и ищите варианты. Они обязательно есть.

Тонкости организации девичника

Важно предусмотреть количество алкоголя и место проведения, чтобы мирный девичник не превратился в очередной инфоповод. Будет очень неприятно, если на подобном мероприятии произойдет потасовка или кто-то упадет в воду — да, иногда и такое бывает.

Я лично не рекомендую включать алкоголь в программу таких встреч, но если гости просят, конечно это можно организовать. Для этого у нас предусмотрено наличие надежной охраны на всех мероприятиях, в том числе и девичниках.

Придумайте, чем угощать. Это могут быть аппетитные закуски в определенном ключе или интересные пирожные и десерты. Разработайте стильный, но понятный дресс-код. Любой девушке после мероприятия приятно пересматривать фотографии. Поэтому старайтесь все продумать до мелочей – оформление помещения, программу и то, как будут выглядеть гости.

Эти простые шаги сделают праздник запоминающимся.

Автор: Мария Хватова