Хранение документов
Как и сколько хранить важные документы: паспорт, права, регистрации?
Ты вторую неделю ищешь загранпаспорт (жаль, что самолет в Грецию улетел вчера), младшая сестра изрисовала обратную сторону твоего диплома, в прихожей – горы квитанций, в кошельке – чеки вперемешку с купюрами? Нужна система!
Еще нашим родителям объяснили, что только с бумажкой ты – человек. Правда, очень несчастный, потому что ворох чеков, счетов и прочих удостоверений, которые на всякий случай не выбрасываются, растет с каждым днем, и в поисках нужного листочка легко провести сутки. Между тем условно все документы можно поделить на важные и временные. Первые выдаются “на века», и восстанавливать их не пожелаешь и врагу. Это паспорт, водительские права, свидетельства о рождении, образовании и браке, документы на недвижимость, карточки медицинского и пенсионного страхования и прочие. Вторые – квитанции, чеки, счета, инструкции, гарантийные талоны – нужно периодически перебирать и выкидывать. Навести в этом всем порядок не так уж сложно.
• Учти, что некоторые чеки напечатаны на плохой бумаге и со временем выцветают. Поэтому копии документов, которые подтвердят крупные покупки и оплаты, стоит сделать тоже.
• Для временных бумаг заведи папку (или несколько, разных цветов) с отдельными файлами для каждой категории.
• Чтобы неоплаченные счета не терялись, их можно ставить в подставку для салфеток, лепить магнитом к холодильнику или складывать в прозрачную папку с замочком-слайдером.
• Самое главное, чтобы место для каждой категории документов было постоянным. Останется лишь проводить генеральную ревизию документов несколько раз в год – и все будет в порядке.
ТЕКСТ: Наталья Жилякова
Еще нашим родителям объяснили, что только с бумажкой ты – человек. Правда, очень несчастный, потому что ворох чеков, счетов и прочих удостоверений, которые на всякий случай не выбрасываются, растет с каждым днем, и в поисках нужного листочка легко провести сутки. Между тем условно все документы можно поделить на важные и временные. Первые выдаются “на века», и восстанавливать их не пожелаешь и врагу. Это паспорт, водительские права, свидетельства о рождении, образовании и браке, документы на недвижимость, карточки медицинского и пенсионного страхования и прочие. Вторые – квитанции, чеки, счета, инструкции, гарантийные талоны – нужно периодически перебирать и выкидывать. Навести в этом всем порядок не так уж сложно.
Сколько хранить?
| тип документа | срок хранения документа |
“Важные» (паспорт, дипломы, права и пр.) |
пожизненно. |
Договоры (с банком, мобильным оператором, интернет-провайдером и другими поставщиками услуг) |
на время пользования услугами, пригодятся, если, например, ты решишь сменить тариф. |
Квитанции на коммунальные, телефонные платежи, аренду, оплату штрафов |
минимум 3 года (срок исковой давности), но лучше их не выбрасывать вообще. Бывают случаи, когда приходится доказывать факт оплаты спустя 10 и более лет. |
Бумаги из государственных инстанций |
срок действия обычно указан: например, отчеты пенсионных компаний и фондов обновляются каждый год, а выписка из домовой книги дается всего на месяц. |
Документы для налоговых органов |
4 года – так велит Налоговый кодекс. |
Чеки на товары длительного пользования (телевизор, холодильник, сантехника), бытовую технику; гарантийные талоны |
весь срок службы. Если он не указан, то принимается за 10 лет. После окончания гарантийного срока от продавца претензии предъявляются производителю. А если ты решишь продать вещь, то по чеку вспомнишь, сколько заплатила за нее сама. |
Почтовые квитанции |
подписные – на время подписки; об отправлении посылок, бандеролей, ценных писем – до получения адресатом. |
Этикетки с одежды |
до первой стирки, или пока не запомнишь, что с юбкой из шелка лучше обращаться деликатно. |
Истории болезни, выписки, медицинские справки |
обновлять по истечении срока годности (справка о прохождении флюорографии выдается на год, общий анализ крови действителен 10 суток – и т.д.). |
Расписания |
зачастую меняются каждый месяц – лучше перепроверять. |
Записки, номера телефонов, листочки с важной информацией |
достаточно пересматривать раз в неделю, необходимые данные переносить в записные книжки, остальное выбрасывать. |
Бланки |
если можно скачать из Интернета, хранить не стоит. |
Как хранить документы?
• Важные бумаги можно спрятать в сумку или в чемоданчик (в экстренных случаях удобно схватить и бежать), положить в домашний сейф или отнести в банковскую ячейку, а дома держать только копии. Их лучше сделать в любом случае и хранить отдельно от оригиналов – так документ при утрате можно будет быстрее восстановить.• Учти, что некоторые чеки напечатаны на плохой бумаге и со временем выцветают. Поэтому копии документов, которые подтвердят крупные покупки и оплаты, стоит сделать тоже.
• Для временных бумаг заведи папку (или несколько, разных цветов) с отдельными файлами для каждой категории.
• Чтобы неоплаченные счета не терялись, их можно ставить в подставку для салфеток, лепить магнитом к холодильнику или складывать в прозрачную папку с замочком-слайдером.
• Самое главное, чтобы место для каждой категории документов было постоянным. Останется лишь проводить генеральную ревизию документов несколько раз в год – и все будет в порядке.
ТЕКСТ: Наталья Жилякова