Деловая переписка по e-mail

Начни с начала: выбери правильный адрес и выбор имени (не путай с подписью)! Если ты собираешься использовать электронный адрес для деловой переписки, рассылки резюме или наоборот, предложений о работе, то имя твоей почты должно быть строгим и лаконичным. В идеале – это твои имя и фамилия. Может случиться, что такой адрес уже занят, тогда ты можешь использовать в названии сочетание своего имени и должности. Например: manager_svetlana.

О функции персонального имени в деловой переписке многие пользователи забывают, и зря. Твое персональное имя будет отображаться в почте у получателя в графе «От кого», и это сразу позволит понять адресату, кто автор послания. Здесь опять же лучше не мудрить, а ограничиться сочетанием имени (можно сокращенным, если рабочие отношения это позволяют) и фамилии или имени и отчества, если твоя работа требует к тебе такого обращения.

2. Отвечай правильно

Отвечая на письмо из рассылки, пришедшее тебе и еще десятку адресатов, проверяй, не нажала ли ты случайно кнопку «ответить всем». Твой ответ должен быть направлен только отправителю делового письма (если ты не намерена вовлекать в переписку всех остальных участников темы).

3. Обозначь тему делового письма

Не забывай давать своему деловому письму тему. Если ты задала адрес и имя своему ящику, то писать «От Маши Ивановой» нет смысла. Лучше конкретно обозначай вопрос или просьбу. Отвечая на письма, сохраняй тему отправителя. Так проще ориентироваться в истории деловой переписки. Если же вы с собеседником уже давно отклонились от первоначальной темы, то и Subject поменяй на актуальный. Не забывай цитировать собеседника, если твое деловое письмо включает в себя ответы или комментарии разных фактов из пришедшего письма.

4. Редактируй текст

На конкретные вопросы при деловой переписке отвечай кратко и по делу. Но если твое письмо получается объемным и содержательным, разбей текст на абзацы и не забывай использовать прописные буквы, которыми часто пренебрегают в электронной переписке. Вполне допустимо в деловом письме использовать жирные и курсивные выделения для того, чтобы обратить внимание собеседника на важные моменты. Перечитай свое письмо перед отправкой и обрати внимание на все, чем недоволен текстовый редактор.

5. Не забывай про вложенные файлы

Вложенные файлы должны быть названы латиницей (английским словом или русским в латинской транскрипции). Вкладывая изображения, убедись, что они находятся в привычных форматах, которые поддерживают все операционные системы. Уменьшай размеры картинок до возможного минимума (если от тебя не требуется прислать изображения высокого качества). Графическим файлам также давай названия в латинице. Если ты пересылаешь в деловом письме свои фото (например, для документов), называй рисунки своей фамилией.

6. Напоминай о себе

Если ты не получила ответ на отправленное деловое письмо, не засыпай адресата гневными или требовательными письмами с просьбой обратить на тебя внимание. Уместно напомнить о себе через пару дней после отправки письма и через неделю после первого напоминания. Во второй раз можно и позвонить, но не с вопросом, почему твое письмо осталось без ответа. Вежливо поинтересуйся, было ли получено письмо. Вполне возможно, что почтовый ящик твоего собеседника переполнен или твое письмо попало в спам. В таком случае тебя даже поблагодарят за важное напоминание.

Фото: fotoimedia/pixmac