Рабочая переписка: законы жанра

Да уж, электронная деловая переписка сейчас редко похожа на официальную. Мне, например, зачастую приходят письма без текста и темы (только вложенные файлы). Открываю эту "шкатулку с секретом", и приходится отвечать адекватно: "Что это?". А уж смс-ные "пжл", "спс" смайлики всякие, - просто жуть! Пытаюсь объяснить людям, что деловая переписка не имеет ничего общего с короткими "сюсями-мусями". Без толку. Еще и подписываются, как серийные убийцы - инициалами. "Прошу сделать то-то. АВ". Убийца по алфавиту, блин.

Кому интересно ))) писала я как-то статью на эту тему - может кто-то подчерпнет что-то полезное )

Сетикет: простые правила делового общения Деловая электронная переписка является важной частью взаимоотношений между партнерами, клиентами, работодателями и работниками - это эффективный инструмент динамично развивающейся компании, где ключевую роль играет возможность оперативного получения нужной и, главное, важной информации. В каждой стране есть свой стандарт ведения переписки в сети Интернет, но сегодня большинство стандартов унифицируются под принятые на Западе. Именно поэтому во всем мире компании следуют «Сетикету» (Netiquette), регламентирующему правила деловых коммуникаций в сети Интернет. Основополагающей в деловой e-mail переписке является формула «время – деньги». Язык и стиль электронного сообщения упрощен ради главной задачи: передачи большей информации в наименьшем словесном объеме за максимально короткое время. При оформлении письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля: «Тема» («Subject») и «Кому» («To»). Вставка: …Особое внимание следует обратить на строку «Тема» («Subject»), на которую в первую очередь смотрит Ваш получатель. От того, насколько информативно и кратко в теме послания вы сможете изложить суть вопроса, зависит, будут ли читать ваше послание. Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, основной текст, прощание, подпись, ссылка на сайт компании, приложения. Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для деловой переписки используется обращение «Уважаемый», или просто имя отчество/имя. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если нет - «Уважаемый господин Иванов». Но! Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н»!!! В первом абзаце письма, следует изложить его цель и причину. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть. Далее следует основной текст (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен вариант разрешения возникшей ситуации. Вставка: … Любое деловое письмо должно содержать только ОДНУ мысль (а не планов наших громадье!), излагаться простым и понятным языком максимально кратко и укладываться на одной странице. Старайтесь подкреплять свои доводы цифрами или фактами! Заканчивается письмо стандартными формулировками: «С уважением», «С надеждой на сотрудничество». Далее следует электронная подпись - специально созданный файл (signature), который представляет собой текстовую подпись (не более 5-6 строк и не более 70 символов в строке). Наличие подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Она обязательно включает в себя несколько возможных способов связи с отправителем: номер телефона, адрес электронной почты, факс. Необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности: электронная глупость легче тиражируется и дольше сохраняется. Поэтому внимательно вычитайте текст на предмет ляпов и ошибок. Большинство российских компаний, в том числе и ГК «СНС» использует для работы с электронной почтой приложение Microsof Outlook, которое может использоваться для документооборота, формирования задач, планирования дел, ведения списка контактов и конечно значительно упрощает работу с письмами. Outlook позволяет добавлять письма, содержащие в себе конкретные задачи, в личный календарь, и сразу заносить их в планинг предстоящей деятельности. Добавить письмо в список задач можно, поставив на нем флаг «к исполнению» (он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце). Также программа дает возможность зарезервировать время для встречи или события – единичного или повторяющегося. Любые повторяющиеся мероприятия (например, внутрикорпоративные собрания) в Outlook можно запланировать один раз - программа автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Также Outlook облегчает работу с контактами. Их можно объединять и фильтровать по организациям, важности и другим признакам. В контактах можно хранить не только адрес электронной почты, но и почтовый адрес, контактные телефоны и другие сведения, касающиеся контактного лица – например, его должность или дату рождения. Отвечать на электронные письма следует, используя кнопку «Ответить» (reply) – в этом случае в поле «Тема» будет приведена тема первоначального письма. Это даст возможность адресату понять, что отправленное сообщение – это ответ по конкретной теме. Тексты предыдущих сообщений дублируются и в письме - их нужно оставлять без изменений, написав ответ вверху окна. Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: заканчивает переписку тот, кто начал. И самое важное: всегда старайтесь закончить переписку на позитивной ноте. Даже если вы хотите сообщить плохую новость, не используйте слова «ошибка», «неудача», «провал» – предложите альтернативный вариант решения задачи. Партнеры должны чувствовать вашу энергичность, честность и конструктивность. … Не забывайте вовремя отвечать на электронные письма! По правилам делового общения на электронные письма следует отвечать не позже двух суток. А если человека нет в офисе?.. Современные средства связи позволяют оставаться на связи в любое время дня или ночи, даже находясь вне офиса. Для обеспечения беспрерывной связи ГК «СНС» использует корпоративные средства связи - в частности смартфоны BlackBerry, главной особенностью которых является применение возможностей специализированного сервера (BlackBerryEnterpriseServer, BES), а также использование функционала, обеспечивающего шифрование в рамках стандарта AES. Функционирование почтовых сетей BlackBerry базируется на том, что в момент регистрации в сети, каждый отдельный телефон BlackBerry получает индивидуальный номер, который позволяет производить передачу мгновенных сообщений в системе «peer-to-peer». Для корпоративных клиентов BlackBerry предоставляет защищенный, основанный на push-технологии доступ к беспроводным коммуникациям в сотовых сетях, позволяющий осуществлять постоянный мобильный доступ к электронной почте, веб-страницам и другим видам коммуникаций. Соединение между терминалом и сервером на платформе BlackBerry постоянно, поэтому, как только письмо поступает на почтовый сервер, оно сразу доставляется на мобильное устройство. С помощью BlackBerry также через персональную учетную запись можно работать с информацией, которая хранится в офисном компьютере на диске «С», в папке «Мои документы» и на рабочем столе. Пользователь может просматривать, редактировать и вкладывать в письма различные документы в форматах Wоrd, Excel, PowerPoint, AdobeAcrobat. Согласно исследованиям, проведенным компанией IpsosReid, среднестатистический пользователь BlackBerry ежедневно конвертирует 60 минут непродуктивного времени в продуктивное, что соответствует 250 часам в год. Эффективность работы группы, в которой используется BlackBerry, возрастает на 38%, а коэффициент возврата инвестиций, при условии, что услугой в компании воспользуются 100 человек, составляет 238% с периодом возврата 154 дня. На данный момент услуги BlackBerry предоставляются абонентам более сотни операторов в 30 странах мира. А пользователями BlackBerry являются уже более 4 млн человек. Приятной и конструктивной деловой переписки и телефонных переговоров!

хотелось бы более подробную с деталями статью! а так полезно знать не только о новых шмотках (и т.д), но и о профессиональных навыках! ;-)

Очень полезная статья. К сожалению, в России такое понятие "деловая переписка" хромает...

Очень полезная и грамотная статья, ведь общения по переписке всегда сложнее, нежели по телефону или при встречи.

Если в копию письма необходимо поставить руководство или кого-то из коллег - как в копию письма ставить руководство??? разослать нескольким адресатам???

посоветуйся с теми, кто сидит рядом – коллективный разум всегда одерживает верх. - не всегда;))