Как работать с документами?

Некоторые искренне уверены, что комплект документов, который сойдет для любого собеседования, — это усы-лапы-хвост и резюме.

Как работать с документами?

Некоторые искренне уверены, что комплект документов, который сойдет для любого собеседования, — это усы-лапы-хвост и резюме. Но курс твоих акций возрастет, если на встречу с потенциальным шефом ты захватишь еще и портфолио.

Нет, речь не о фотосессии ню, которую ты сделала, когда намеревалась стать моделью (не стесняйся, многие намеревались). В твоем случае это набор документов, представляющий тебя как специалиста — и в свете более выгодном, чем это позволяет резюме. Казалось, чего проще? Складываешь в папку награды, дипломы, ордена «За мужество на трудовом фронте» — и вперед! На деле все сложнее. Хорошее портфолио должно сыграть в твою пользу, даже если работодатель решил посмотреть его после первичного собеседования (а значит, у тебя нет шанса дать комментарии). Потому система, по которой подобраны документы, и пояснительный текст должны быть предельно внятными.

Поставь задачу

Определись, какое сообщение ты хочешь донести до будущего руководителя. Это твоя «заявка». Сформулируй ее и напиши крупными буквами на листе бумаги (пусть он постоянно будет у тебя перед глазами). Ты должна представить себя как профессионала (офис-менеджер, бухгалтер, учитель) и подчеркнуть свои сильные стороны и уникальность. Например: офис-менеджер, который скрупулезно ведет документооборот, бухгалтер, владеющий тонкостями ведения дел в небольших торговых компаниях.

Четкая заявка поможет тебе не отвлекаться от сути и подбирать лишь документы, подтверждающие твою основную мысль (назовем их доказательствами), а также оценивать их весомость. Допустим, ты хочешь продемонстрировать, что ты креативный учитель, а потому делаешь портфолио интересным и красочным. Фотография тебя в кругу любимого 3 «б» говорит о том, что вам весело вместе, но никак не характеризует твои способности педагога. Нужно подумать о доказательствах, которые подчеркнут твою способность сделать Эйнштейна из любого дебошира-второгодника.

Прояви компетенцию

Если ты, не мудрствуя лукаво, свалишь все документы в одну папку, работодатель может сразу влепить тебе «кол» за самоорганизацию — и окажется прав. Портфолио должно быть четко структурировано. Все доказательства нужно разделить на группы, каждая будет освещать какое-то одно личное качество или один навык, необходимый для работы. Эти навыки называют компетенциями.

Какими будут группы? Традиционно это разделы об образовании, повышении квалификации и профессиональных достижениях. Скажем, если твоя заявка: «Я пиарщик, который умеет делать эффективные и недорогие кампании», следует убедить работодателя, что ты можешь:

  • как следует проанализировать товар фирмы;
  • спланировать кампанию;
  • рассчитать бюджет;
  • придумать информационный повод;
  • наладить контакт со СМИ;
  • обеспечить их необходимой информацией;
  • отследить публикации;
  • проанализировать итоги кампании.

Соответственно так (или примерно так) будут выглядеть разделы твоего портфолио, рассказывающие о профессиональных достижениях.

В разделе об образовании стоит собрать дипломы и сертификаты с краткими пояснениями. Работаешь в рекрутинговой сфере и прошла психологический тренинг? Отметь, что благодаря ему ты научилась «оценивать стрессоустойчивость кандидатов и подбирать персонал для работы в определенной команде в зависимости от типа руководителя». Так ты дашь понять, что посетила эти курсы не просто из любви к искусству и излишка свободного времени.

Уточни детали

Итак, ты определила, о каких компетенциях пойдет речь. А как их подтвердить? Прежде всего ты должна понять, из чего конкретная компетенция складывается. Скажем, «владение языком html» означает умение написать код, который будет виден пользователям как элемент веб-страницы. Поэтому доказательством будет создание этих кодов. Владение Excel можно подтвердить демонстрацией конкретных расчетов в этой программе. И так далее.

ВОТ ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ ПО РАЗНЫМ КОМПЕТЕНЦИЯМ:

Отчет по операции. Например, выдержка из журнала регистрации операций в системе электронного документооборота.

Элемент документооборота. Переписка с клиентом относительно возникших проблем может свидетельствовать о твоем навыке вести переговоры (не забудь удалить оттуда конфиденциальную информацию). Копия журнала входящей корреспонденции — о способности вести ее учет.

Собственный проект. Дайджест документации по любому проекту, который был успешно реализован под твоим чутким руководством, подтверждает: ты это умеешь!

Отзыв клиента. Весомое доказательство — даже в случае, когда ты отвечала за небольшую часть проекта, но результат высоко оценило предыдущее начальство.

Награда. Победа во внутреннем соревновании компании, конкурсе или тендере — тоже доказательство твоей компетенции.

Не успеешь оглянуться, как у тебя получится несколько разделов, наполненных ценными документами. Самое время их правильно оформить: портфолио должно быть красивым, а навигация по нему — удобной.

Держи форму

У любого портфолио структура примерно одинаковая: титульный лист, содержание, доказательства компетенций, документы об образовании и при необходимости лицензии. А вот оформление может существенно различаться. Оно зависит от твоей специальности. Условно все мы распределяемся по нескольким категориям.

УПРАВЛЕНЦЫ

Их задача: продемонстрировать способность руководить людьми, давать задания, создавать условия для их решения, контролировать процесс, добиваться целей, совершенствовать навыки работы с подчиненными.

Их портфолио: безусловно, стоит выбрать строгий стиль. На титульном листе — портрет, имя, должность и грамотно сформулированная «заявка» (например: Иванова Наталья Ивановна, специалист по организации и поддержке call-центров на 20−50 операторов). Стиль изложения — лаконичный и четкий, юмор не приветствуется, из иллюстративного материала — схемы, таблицы и прочая инфографика. Не стоит использовать больше трех шрифтов в оформлении.

КРЕАТИВЩИКИ

Их задача: показать умение искать неординарные решения или придумать и реализовать индивидуальный проект. Такие люди создают продукт или услугу, которая воздействует на воображение и эмоции потребителя. Это специалисты рекламы и PR, писатели, художники, творческая братия.

Их портфолио: дизайн должен привлекать внимание: можно использовать интересные (главное — читаемые) шрифты, а на титульном листе разместить небанальное фото и шуточный девиз. Достижения не возбраняется иллюстрировать. Скажем, если ты занимаешься сценариями для праздников, то кадры ярких сцен с организованного тобой корпоратива — это плюс. Важно не забыть об остальных компетенциях, ограничившись заявлением: «С нами людям весело». На что еще обратить внимание? На способность учитывать пожелания заказчика, предоставлять на утверждение сценарий, организаторские навыки, навык действовать в нестандартных ситуациях. Если ты занималась масштабными проектами, пожалей будущего босса и не загружай портфолио тоннами документации, а делай выжимку. Например, если создаешь дизайн-решения интерьеров, достаточно подтвердить компетенции на одном-двух примерах, а потом представить мини-каталог проектов с разбивкой на группы: дизайн гостиной, дизайн кафе и т. п.

СПЕЦИАЛИСТЫ

Их задача: показать, что они умеют справляться с определенным кругом вопросов. Это программисты, секретари, экономисты, бухгалтеры, а также работники сферы услуг: преподаватели, парикмахеры, косметологи и др.

Их портфолио: рассчитано на то, что его будет смотреть специалист в данной сфере, заинтересованный в эффективности нового сотрудника, поэтому главное — подтвердить рабочие навыки. Стиль оформления столь же аскетичен, как и у управленцев.

И имей в виду:

у каждого твоего доказательства должен быть внятный заголовок (какую компетенцию подтверждаешь) и толковое пояснение (название операции). Например:

Заголовок: «Добиваться выполнения работы в срок».

Название: «Совещание по поводу промежуточных итогов реализации проекта».

Документ: Краткий протокол совещания, из которого ясно, что ты собрала отчеты, перераспределила обязанности, выслушала предложения и указала, какие из них выполнить.

Тебе кажется, что в подборку нечего добавить, поскольку стаж работы у тебя пока скромный? Можно описать и подтвердить опыт, который «набежал» во время учебы, стажировок и временных подработок или помощи друзьям в их проектах. Способность проанализировать и систематизировать — большой плюс для начинающего специалиста.

Портфолио заполняй постепенно, добавляя в него новые материалы (и исключая те, что уже поблекли в сравнении с более яркими достижениями). Это полезно еще и потому, что структурирует твой взгляд на свою работу, приучает мыслить системно и ежедневно извлекать уроки.

Бумага не стерпит

Составляя портфолио, молодые специалисты нередко совершают типичные ошибки. А именно…

ОшибкаПочему ты ее совершила?Что подумал работодатель?Как правильно?
Слишком много документовХотела показаться более опытной и компетентной«Эта девушка считает, что я должен потратить на нее массу времени»Сконцентрироваться на главном, доказать основные компетенции
Обилие фотографийПыталась представить себя интересным и коммуникабельным человеком«Она несерьезна и плохо представляет себе, что работа — это не только праздник»Использовать емкие формулировки, а изображения — только по делу
Разнообразие шрифтовХотела, чтобы все выглядело красиво«У нее в голове каша и совершенно нет вкуса»Заглавные буквы и жирный шрифт для заголовков, курсив — для пояснений
Попытка сделать подборку за один деньРаньше не задумывалась об этом«Она не готовилась к собеседованию. Лучше бы принесла одно резюме, но толковое»Если у тебя нет времени на хорошее портфолио, поработай над резюме, расширив его
Использование множества !!! и ☺)))))Ты живой, эмоциональный человек«Прелесть какая дурочка». Или «ужас какая…»Восклицательный знак в документации не нужен. А смайлики — моветон
Показ «сырого» портфолио, которое ты никому не показывалаСтеснялась спросить совета«Эта девушка невнимательна, с ней будет куча проблем»Показать результат более опытным знакомым и попросить у них совета

Одинокая страница

Независимо от типа работы удели особое внимание разделу «Содержание»: в нем должны быть четко заявлены твои компетенции и указан номер раздела портфолио с доказательством. Для обозначения разделов используй цветные разделители с нумерацией. Например:

УВЕРЕННЫЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ПК — РАЗДЕЛ 1.

В Разделе 1 — следующие доказательства:

  • документ Word со сложным форматированием;
  • таблица в Excel;
  • скриншот каталога папок с систематизированной информацией;
  • скриншот каталога рабочей почты.

ИЛИ ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫХ КОНКУРСОВ — РАЗДЕЛ 3.

  • Оформление предложения о проведении — 3.1
  • Разработка концепции — 3.2 и т. п.
  • По каждому пункту в разделе 3 будет представлен соответствующий документ.

Анна Никитина
ФОТО HMI

 Нажми «Нравится»и читай нас в Facebook
Комментарии

Комментировать могут только авторизированные пользователи. Пожалуйста, войди или зарегистрируйся.

Текст комментария
Всё, что нельзя пропустить