Дистанционный этикет

Как выглядит твой новый коллега? А вот так: I. Ivanov@bublik-international.ru. Значит, тебе потребуются знания о дистанционном этикете.

Дистанционный этикет

Благодаря высоким технологиям (и специфике определенных профессий) мы можем годами продуктивно обсуждать с коллегой или партнером планы работы, вместе переживать авралы и дедлайны и даже не представлять, как выглядит этот человек. Прогресс расширяет границы городов и континентов, но при этом сужает рамки делового этикета: найти верную интонацию в телефонном разговоре или тем более в переписке значительно труднее, чем при личном общении в кабинете.

Правило 1

Трудно представиться

Первое представление — это важно. Как начать: «Здравствуйте, уважаемая Марина Николаевна!» или «Меня зовут Таня, и я терпеть не могу официальные письма»? Профи сходятся во мнении, что в самом начале сотрудничества тон письма должен быть максимально деловым и сдержанным. А уж при более близком общении легко разобраться, какая разновидность общения подходит всем участникам.

  1. Не меньшее, чем соблюдение правил вежливости, орфографии и пунктуации, значение имеют «сигналы», посылаемые собеседником. Если респондент упорно подписывает служебное послание «Лена», то вполне вежливое «Уважаемая Елена Павловна» будет выглядеть как невнимательность. (Хуже только «Дорогой Евграф Пантелеймонович»).

  2. Деловая переписка, даже в Интернете, по умолчанию подразумевает обращение на «вы». Чаще с маленькой буквы (кроме случаев, когда это официальный документ — поздравление, приказ или уведомление). Использование заглавной не ошибка, но это придаст избыточно торжественный тон письму и собеседнику покажется, будто его сейчас поздравят с юбилеем и вручат корзину алых роз.

  3. Для перехода на «ты» требуется взаимное согласие. По этикету инициатива должна исходить от старшего по должности или старшего по возрасту участника. Не приняв такое предложение, можешь всерьез обидеть собеседника.

  4. Если деловое общение не носит строго официальный характер, этикет вполне допускает использование смайлов. Желательно не графических, которые умеют биться головой об стенку и весело приплясывать, а скромных скобочек-двоеточий. И, да, в разумном количестве :):):)

Правило 2

Я вам все объясню

Обострение плюшечной лихорадки, залитая кофе клавиатура, бабушка из Мариуполя, которую надо встречать в Борисполе, и внезапный приступ сплина — немаловажные моменты твоего рабочего дня. Но если при личном общении все эти неприятности очевидны или легко доказуемы, то при удаленном остается надеяться лишь на честность. Не злоупотребляй чужим доверием и терпением! Если ситуация вышла из-под контроля, хладнокровные профи рекомендуют:

  1. Как можно скорее предупредить коллег о сложностях (а не прикрываться телефоном с отключенным звуком и «полетевшим» почтовым ящиком). Если причины серьезные и уважительные (болезнь, рождение детей или цунами), упомяни о них, но без спекуляций.

  2. Признать свою ответственность, но при этом не перегружать собеседника стонами и самобичеванием.

  3. Сосредоточиться и предложить выходы из положения.

  4. Ненавязчиво упомянуть о своих достижениях в этом деле, если такие есть.

Правило 3

Правильно говоришь

Письменная речь отличается от устной. Но хорошо бы, чтобы и ту, и другую коллеги понимали. Поэтому заучи несколько правил:

  1. Заполняй поле «Тема письма» и будь конкретной. Пусть коллеги не ломают голову, что же там в послании «Зайчеги», — проект сайта об охране дикой природы или похвала команде от начальства.

  2. В переписке применяй старую добрую английскую формулу KISS, то есть Keep It Short and Simple (делай это кратко и просто).

  3. Высылай прикрепленными только те файлы, которые пар­тнер ожидал увидеть. Заранее уточни формат и допустимость архивации, если это тяжелая графика.

  4. Договорись о способах срочной связи, но не посылай в полночь ликующее sms «Готово!"/

  5. Фото для аватарки в почте, с которой отправляешь рабочие письма, поможет составить впечатление о тебе. Лучше всего обычная портретная, с дружелюбным выражением лица. Фото с конкурса двойников Йоды пусть останутся в домашнем архиве.

Правило 4

Друг в Сети

Дружеские отношения на работе — нормальное явление, и на удаленке тоже. Но относиться к ним стоит аккуратно. Люди разные, и потребности в общении у них тоже разные. И представь, некоторые предпочитают на работе именно работать, а на отвлеченные темы общаться с друзьями вечером.

  1. Чувствуешь, что твоя лирика про детей, кошек и мужскую психологию не находит ответа, незаметно сократи ее. Когда ненужные тебе разговоры по душам затевает собеседник, отвечай коротко.

  2. Переводя общение в неформальную плоскость, ты признаешь, что по другую сторону монитора реальный человек. Вроде работе это на пользу. Но психологически проще написать «Г-н Кораблев, ваш проект не соответствует вышеизложенным стандартам по нижеследующим причинам», чем объяснить хорошему парню Сереге, что он напортачил и все надо начинать сначала. Но если Серега не только хороший парень, но и профессионал, все проблемы решатся.

ТЕКСТ: Елена Строкина

 Нажми «Нравится»и читай нас в Facebook
Комментарии

Комментировать могут только авторизированные пользователи. Пожалуйста, войди или зарегистрируйся.

Текст комментария
Всё, что нельзя пропустить